2022-03-09 22:03 updated by hoanhdung created: 2022-02-05
Trong ngành vận tải logistic, làm thế nào quản lý vận đơn gửi hàng của khách hàng hiệu quả, nhanh chóng và chính xác? Phần mềm quản lý vận đơn của 2SOFT với nhiều tính năng chuyên sâu sẽ
giúp các doanh nghiệp vận tải tối ưu vận hành, tiết kiệm chi phí, khách hàng thuận tiện tra cứu đơn hàng cùng trạng thái thông qua App / bản đồ số.
Hãy cùng Esell tìm hiểu chi tiết hơn ngay sau đây:
Mục lục
1. Quản lý vận đơn là gì?
Hệ thống quản lý đơn hàng gửi (OLS - Order Logistic System) là một hệ thống phần mềm quản lý chuyên hỗ trợ những nghiệp vụ thường ngày trong ngành hậu cần (logistic).
Ứng dụng thực hiện điều này bằng cách cho phép người dùng có một hệ thống tập trung, nơi các nhiệm vụ tạo đơn hàng khác nhau được quản lý thông qua giao diện trên thiết bị cầm tay hoặc máy tính bảng, làm việc online hoặc máy tính để bàn trong văn phòng.
Điều này làm cho việc vận hành vừa hiệu quả vừa dễ dàng, đồng thời cũng đảm bảo rằng trạng thái đơn hàng và lộ trình giao hàng trơn tru và chính xác. Lợi ích thực sự là ở dịch vụ khách hàng. Hãy tưởng tượng bạn biết chính xác các đơn đang đi đến đâu, biết vị trí của lô hàng đang vận chuyển, biết khi nào sẽ giao hàng thành công.
Những điều này dường như là một mục tiêu kinh doanh, nhưng đối với khách hàng, điều đó có nghĩa là họ có thể nhận được sản phẩm nhanh hơn, không có hàng rớt hoặc lỗi, do đó, họ có nhiều khả năng quay trở lại.
2. Quản lý vận đơn sẽ làm những gì?
Hệ thống quản lý vận đơn được sử dụng để kiểm soát và theo dõi việc vận chuyển và lưu kho đơn hàng gửi của khách hàng.
Hệ thống liên quan đến một số quy trình quan trọng khi vận chuyển, tiếp nhận hoặc thậm chí đưa hàng hóa đi và tích hợp với các hệ thống khác: shop online, các sàn thương mại trong chuỗi cung ứng để đảm bảo tính minh bạch của dữ liệu trong toàn bộ doanh nghiệp của bạn.
Nhận hàng gửi
OLS cung cấp một quy trình đơn giản cần tuân theo khi xử lý một lô hàng từ khi khởi tạo cho đến khi nhận hàng. Quy trình có thể được tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu của người dùng khác nhau nhưng chức năng cốt lõi của quy trình là đảm bảo rằng tất cả các lô hàng được xử lý đúng cách để giảm thiểu tổn thất và tiết kiệm thời gian.
Theo dõi đơn gửi hàng
Một OLS cho phép các chủ hàng lưu giữ một tab của tất cả đơn hàng đã khởi tạo. Điều này rất quan trọng vì nó đảm bảo rằng, khách hàng sẽ biết khi nào hàng đang vận chuyển và biết khi nào hàng giao thành công, để ngăn ngừa tình trạng hàng rớt / lỗi / bị trục trặc khi vận chuyển.
Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí vì trạng thái đơn được xử lý theo thời gian thực, khách hàng biết được ngay mà không phải qua các kênh liên lạc truyền thống / đến tận nơi lưu kho.
Điều phối hàng cho xe hiệu quả
OLS cho phép người dùng lập mô hình một cách hiệu quả để lên hàng cho các chuyến xe khác nhau tùy thuộc vào các yếu tố khác nhau như kích cỡ và trọng lượng. Điều này đảm bảo rằng chuyến xe được sắp xếp theo cách mà hàng hóa di chuyển nhanh hơn hoặc nặng hơn được lưu trữ gần cửa, để đơn hàng xử lý nhanh hơn và các hàng hóa theo độ ưu tiên được tối ưu trong chuyến xe sao cho vận chuyển được nhiều nhất và an toàn, hiệu quả nhất.
Tầm nhìn về nhân sự
Hệ thống OLS loại bỏ nhu cầu sử dụng nhiều lao động hơn để đảm nhận một số chức năng được quản lý tại một điểm trung tâm trong OLS. Có lẽ việc tiết kiệm lao động lớn nhất là loại bỏ việc đếm toàn bộ hàng phải giao, thường có thể xảy ra hàng tháng hoặc thậm chí hàng tuần.
OLS có thể cho phép bạn quét mã hàng bằng app / thiết bị chuyên dụng mà không can thiệp vào các hoạt động hàng ngày. Giảm lao động rõ ràng có thể cắt giảm đáng kể chi tiêu đơn giản vì hệ thống không sử dụng nhiều lao động.
Chuẩn hóa tài liệu
Một OLS tự động hóa hầu hết các quy trình khác nhau, loại bỏ nhu cầu về các tài liệu giấy cồng kềnh và tiêu tốn một khoản tiền khá lớn khi mua và lưu trữ chúng một cách thích hợp. Bằng cách cung cấp khả năng hiển thị của hệ thống cho mọi người đồng thời, mọi người đều có dữ liệu cần thiết để thực hiện công việc của họ trong tầm tay của họ.
Vận chuyển và giao hàng
Một OLS phù hợp đảm bảo rằng hàng hóa phù hợp được chọn dựa trên các quy tắc kinh doanh ( FIFO). Một OLS tốt sẽ đảm bảo rằng các đơn gửi hàng phù hợp được chuyển đến đúng người vào đúng thời điểm. Với độ chính xác này, những sai sót có thể phát sinh khi vận chuyển hàng hóa sẽ được loại trừ và kết thúc là một hệ thống vận tải hiệu quả hơn và ít tốn kém hơn.
Phục vụ khách hàng chu đáo
OLS cải thiện dịch vụ khách hàng tổng thể bằng cách đảm bảo rằng các đơn gửi hàng được nhận và xử lý đúng thời gian, đồng thời các kiện hàng phù hợp sẽ được giao cho tất cả khách hàng khi nào và ở đâu họ cần. Chất lượng dịch vụ được duy trì cho phép người dùng giữ chân khách hàng và thu hút thêm nhiều khách hàng mới.
Theo dõi và tầm soát đơn hàng
Đối với các ngành yêu cầu khả năng theo dõi nâng cao, OLS sẽ cho phép bạn theo dõi thông tin lô hàng, ngày giờ sẽ giao, Barcode và mã đơn. Mỗi điểm dữ liệu làm tăng thêm chi phí để duy trì nhưng thường đi kèm với lợi nhuận lớn khi khả năng hiển thị được nâng cao theo yêu cầu. Các vấn đề thu hồi và trả hàng được giải quyết nhanh chóng bằng cách giải quyết vấn đề gốc rễ thông qua truy xuất lịch sử nguồn gốc đơn hàng.
Hệ thống Báo cáo
Các hệ thống quản lý vận đơn tốt nhất sẽ nằm trong một cơ sở dữ liệu dễ sử dụng, như Microsoft SQL Server và có nhiều báo cáo nền sẵn có. Một lợi thế không nhỏ khi hệ thống có khả năng xem xét dữ liệu theo những cách riêng và độc đáo.
Có bao nhiêu phần trăm đơn hàng của Doanh nghiệp đã và đang xử lý?
Doanh nghiệp nên triển khai kinh doanh thêm không?
- Từng nhân công thực hiện bao nhiêu giao dịch mỗi giờ?
- Doanh nghiệp có thể giảm số lượng nhân công không?
- Doanh nghiệp có thể thương thảo mức giá tốt hơn với dịch vụ gửi hàng của mình dựa trên kích cỡ và khối lượng của Doanh nghiệp không?
- Thiết lập đường dẫn chọn của Doanh nghiệp là hiệu quả nhất có thể có cho khách hàng của Doanh nghiệp không?
- Làm thế nào để hệ thống quản lý vận đơn (OLS) phù hợp với mô hình chuỗi cung ứng của bạn?
Trong một giải pháp được tích hợp đầy đủ, Doanh nghiệp sẽ nhận được đơn gửi hàng vào OLS, sau đó được xử lý bởi hệ thống điều phối hàng, yêu cầu lên hàng cho các chuyến xe tối ưu. OLS sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi đơn hàng thông qua web /app hoặc hệ thống quản lý vận tải để định tuyến xe tải của bạn. Toàn bộ thời gian hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp của bạn sẽ theo dõi các giá trị, đơn gửi hàng, giao hàng và hóa đơn với tất cả các hệ thống khác.
3. Những việc ưu tiên trong Quản lý vận đơn (OLS)
Có nhiều loại OLS khác nhau, từ các hệ thống đơn giản không phức tạp đến các hệ thống phức tạp hơn phù hợp hơn cho các nhà hậu cần lớn. Khi tìm kiếm một hệ thống OLS cho đơn hàng của bạn, có những yếu tố khác nhau mà bạn cần xem xét trước khi có thể sử dụng một OLS. Một số điều cần xem xét bao gồm:
Tính năng
Các OLS khác nhau có thể thực hiện các tính năng khác nhau và được xây dựng cho các ngành khác nhau. Doanh nghiệp của bạn cần đáp ứng những tính năng nào để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, bất kỳ cơ quan quản lý nào và cổ đông của bạn? Tìm kiếm một hệ thống quản lý kho có thể cấu hình và có thể mở rộng quy mô từ nơi bạn đang ở, nhưng đến nơi bạn dự định sẽ ở trong tám năm.
Diện tích Kho trung chuyển / lưu trữ
Các kho lớn hơn yêu cầu nhiều hệ thống chi tiết hơn những kho nhỏ hơn. Điều này là do nhiều hoạt động và chức năng hơn được thực hiện trong một kho lớn và tất cả các hoạt động và chức năng đó đòi hỏi một hệ thống chi tiết hơn. Kho càng lớn, chi phí đi lại giữa các địa điểm càng cao, do đó việc theo dõi chi tiết càng quan trọng.
Nhu cầu thực tế của khách hàng
Bằng cách xác định các lỗ hổng trong hệ thống hiện tại của mình, bạn sẽ có thể xác định các chức năng bạn yêu cầu trong một OLS và chọn OLS sẽ đảm bảo rằng bạn có thể phục vụ khách hàng của mình tốt hơn và tăng sự hài lòng của họ với các dịch vụ bạn cung cấp. Bạn có phải là một trang web thương mại điện tử cần tự động phân bổ giao đơn đặt hàng của bạn luôn chính xác không? Bạn có cần đăng số theo dõi cho khách hàng của mình không? Bạn có cần theo dõi nhiều để tuân thủ quy định của FDA không?
Giá trị cốt lõi
Chi phí cài đặt hệ thống OLS rất khác nhau tùy thuộc vào độ phức tạp của hệ thống và nhà cung cấp hệ thống.
Chọn một hệ thống OLS sẽ phục vụ khách hàng của bạn tốt hơn bằng cách đáp ứng tất cả các chức năng cần thiết và cũng là một hệ thống mà doanh nghiệp của bạn có thể mua được. Chọn một hệ thống quá đắt đối với bạn sẽ chỉ khiến doanh nghiệp của bạn gặp rắc rối và cuối cùng làm ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả mà bạn rất muốn cải thiện.
Mặt khác, việc chọn một hệ thống OLS cơ bản có thể không phục vụ bạn một cách đầy đủ, đặc biệt, nếu bạn có nhiều chức năng trong đơn hàng của mình. Bạn phải tìm được sự cân bằng phù hợp giữa chi phí và chức năng khi chọn OLS phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
Đừng để ý đến nhu cầu kinh doanh của bạn hiện nay, hãy nghĩ đến vị trí của doanh nghiệp bạn trong 8 năm tới và chọn một giải pháp có thể đưa bạn đến đó và xa hơn nữa.
Nếu doanh nghiệp đang quản lý vận đơn bằng cách thủ công như:
+Ghi chép nhật ký đơn hàng vào sổ tay
+Nhập liệu / quản lý đơn hàng bằng file excel
Cả hai việc trên thường dẫn đến nhầm lẫn, sai sót khi có sự thay đổi dữ liệu, khối lượng nhập dữ liệu nhiều, sẽ ảnh hưởng tới việc điều phối hàng trên đơn, lập kế hoạch, lưu kho của doanh nghiệp, tăng chi phí nhân sự, giảm tính cạnh canh so với đối thủ.
Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý vận đơn, phần mềm sẽ giúp nhân viên thực hiện những quy trình nhận hàng / kiểm tra / lên hàng / Vận chuyển / Giao hàng đơn chính xác và hiệu quả.
Phần mềm giúp tối ưu từng lô hàng theo từng kích cỡ nên đặt ở vị trí nào, quản lý theo QRcode / Barcode, hàng hóa theo quy tắc FIFO, nhật ký lưu kho kiện hàng, từ đó dễ dàng truy xuất thông tin / báo cáo khi cần thiết.
Dấu hiệu nhận biết phần mềm quản lý vận đơn phù hợp nhu cầu của doanh nghiệp?
Báo cáo chính xác số lượng kiện hàng / ngày giờ giao và trạng thái đang ở đâu trong quá trình vận chuyển.
Kiểm tra /quét số lượng hàng lên xe, xuống xe, nhập kho bằng app hoặc thiết bị chuyên dụng một cách chính xác và nhanh chóng.
Có thể luân chuyển hàng hóa qua nhiều kho, cũng như thay đổi kiện hàng cho các chuyến xe khác nhau
Báo cáo chuyên sâu về lượng hàng đã nhận, đã giao, điều phối hàng theo xe từ đó giúp doanh nghiệp dự toán kế hoạch hậu cần và bán hàng phù hợp thị trường.
Hỗ trợ giao hàng đa kênh, số liệu đơn hàng đồng bộ tất cả kênh
Dễ sử dụng và thân thiện với người dùng.
Giá sử dụng phần mềm hợp lý
Đây là một tiêu chí hàng đầu được nhiều doanh nghiệp ưu tiên. doanh nghiệp được giảm chi phí đầu tư nhưng vẫn quản lý vận đơn hiệu quả
Nếu Quý công ty chưa sử dụng hoặc đang dùng phần mềm quản lý vận đơn khác và muốn đặt lịch tư vấn miễn phí vui lòng click Phần mềm quản lý vận đơn giao nhận của 2SOFT để xem có phù hợp với yêu cầu quản lý vận đơn, tiềm năng tiếp theo của bạn hay không, hãy Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.
Chúng tôi rất muốn biết về doanh nghiệp của bạn và cách Esell có thể giúp bạn đạt được các mục tiêu quản lý và kinh doanh của mình và tìm hiểu thêm lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý vận đơn của 2SOFT ngay sau đây.
5. Phần mềm quản lý vận đơn của 2SOFT
Là một giải pháp quản lý vận đơn chuyên nghiệp và hiệu quả gồm các module tính năng nổi trội như sau:
Quản lý quy trình nhận hàng
- Nhập hàng bằng tạo đơn nhanh hoặc sao chép tự đơn cũ, upload đơn hàng loạt bằng excel từ quản lý bán hàng đa kênh, giúp việc nhập hàng được chính xác và nhanh chóng.
- Tự động sắp xếp kiện hàng theo khu vực địa lý và thời gian giao hàng.
- Xử lý kiện hàng nhập kho bằng kiểm đếm và cân hàng nhanh và ít sai sót,
- Chụp hình kiện hàng gửi: lưu trữ đám mây, có thể kiểm tra lại khi cần thiết.
- Công cụ In tem hàng hàng loạt và dán nhãn (barcode / qrcode).
- Hỗ trợ thu hộ (COD), công nợ phí gửi / giao hàng.
- Quản lý dòng tiền thu chi của từng chi nhánh trên toàn quốc
- Tích hợp gửi SMS / thông báo theo từng trạng thái đơn hàng, giúp các bộ phận / khách hàng nắm bắt thông tin nhanh chóng và kịp thời.
Quản lý quy trình giao hàng
Tự động gợi ý danh sách đơn hàng để điều phối lên xe tối ưu nhất, xử lý theo pallet, thùng (carton), đóng kiện, hàng lẻ… theo số lượng / khối lượng của đơn.
Giảm thời gian lên hàng-xuống hàng: áp dụng và phối hợp các phương pháp khác nhau, để giảm thời gian di chuyển và tăng tối đa lượng hàng theo từng chuyến xe. Điều này giúp giảm chi phí vận chuyển (xăng dầu, nhân công, vận hành xe được trơn tru hiệu quả.
Đóng gói / dán nhãn hàng
Phần mềm sẽ xử lý tất cả các dữ liệu đầu vào và trình bày gợi ý. Ví dụ như trọng lượng, kích thước, phần mềm OLS có thể xác định tự động bao gồm loại, số lượng, chất liệu đóng gói giúp cho kiện hàng được an toàn cùng với chi phí đóng gói thấp nhất. Nhãn hàng hóa sẽ luôn được dán đúng kiện hàng theo từng vị trí.
Quản lý lưu kho
Nếu hàng chưa giao được, gặp trục trặc khách quan bên ngoài, hệ thống sẽ thông báo tự động qua email hoặc tin nhắn, giúp tình trạng đơn hàng luôn được theo dõi và xử lý kịp thời.
Lưu kho: hàng hóa sẽ tối ưu khoảng trống để việc lưu trữ được tốt nhất tùy vào từng loại hàng hoá /kích cỡ / trọng lượng / theo yêu cầu khách hàng. Điều này giúp tối đa không gian sẵn có trong kho giúp tăng hiệu suất lao động.
Quản lý bằng App dành cho điện thoại / máy tính bảng: từng bước loại bỏ việc quản lý thủ công, không sử dụng giấy, phiếu gửi hàng, các mẫu ghi chép, việc vận hành đơn gửi hàng hoàn toàn bằng app.
Dự báo phân tích đơn hàng: xử lý và gợi ý những kết quả về doanh thu theo ngày / tháng / quý / năm, giúp ban lãnh đạo nắm bắt số lượng đơn hàng dự kiến.
Dịch vụ khách hàng tốt hơn và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp được phát huy tối đa
Những công ty dịch vụ hậu cần (logistics), công ty sản xuất từng bước áp dụng công nghệ 4.0 trong việc quản trị và vận hành. Giúp tối ưu, tự động hoá vận hành, tiết kiệm chi phí và đáp ứng nhu cầu kết nối công nghệ thông tin của khách hàng.
Phân quyền truy cập: Hỗ trợ tính năng cấp quyền truy cập cho từng loại nhà cung cấp, khách hàng. Họ hoàn toàn chủ động kiểm tra sản phẩm của mình và các thông tin khác. Phương pháp truyền thống như email, điện thoại làm bị động về thông tin, tốn thời gian và các nghiệp vụ phức tạp xử lý thủ công dần được loại bỏ.
Các module:
Chính sách hỗ trợ và dịch vụ sau bán hàng tốt
Các Quý doanh nghiệp sử dụng và đánh giá ưu điểm vượt trội của 2SOFT là có đội ngũ hỗ trợ phản hồi nhanh,. các kỹ thuật viên tư vấn có kiến thức ngành sâu rộng nhiều kinh nghiệm, giải quyết các phát sinh trong quá trình sử dụng.
Phần mềm quản lý vận đơn miễn phí sử dụng demo.
Các kênh liên lạc riêng cho từng nhóm doanh nghiệp sử dụng:
- Hotline: 089668 55539
- Chat WhatsApp
- Chat Zalo
- Meeting GoogleMeet
- Video hướng dẫn trên Youtube.
6. Lời kết
Trong bài viết này, Esell đã đem đến khái niệm phần mềm Quản lý vận đơn là gì? Những việc cần phải làm trong hệ thống quản lý đơn hàng, các tính năng chính và tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý vận đơn của 2SOFT. Để tư vấn và tìm hiểu phần mềm miễn phí, Quý Doanh nghiệp vui lòng gọi 0896 855 539 hoặc click đăng ký sử dụng miễn phí
Xin cám ơn, các bạn đã dành chút ít thời gian quý báu để xem bài viết này. Chúc bạn thành công!
Các bài viết phần mềm dms liên quan của 2SOFT
Esell rất hân hạnh phục vụ Quý khách!.