2022-03-09 23:03 updated by hoanhdung created: 2022-02-04
Quản lý kho là một nghiệp vụ chủ yếu về việc xác định hình dạng và vị trí của hàng hóa dự trữ. Hàng hóa sẽ được lưu trữ và xử lý tại một hoặc nhiều địa điểm khác nhau, trong một nhà kho hoặc trong nhiều địa điểm kho của mạng lưới cung ứng, để thực hiện cho quá trình sản xuất và dự trữ nguyên vật liệu, việc này xảy ra thường xuyên và phải có kế hoạch cụ thể. Do đó để quản lý kho hiệu quả và chính xác, doanh nghiệp cần phải có Phần mềm quản lý kho hãy cùng Esell tìm hiểu chi tiết ngay sau đây:
Mục lục
1. Định nghĩa phần mềm quản lý kho
Hệ thống quản lý kho hàng (WMS - Warehouse Management System) là một hệ thống phần mềm quản lý chuyên hỗ trợ những nghiệp vụ thường ngày trong kho hàng. Ứng dụng thực hiện điều này bằng cách cho phép người dùng có một hệ thống tập trung, nơi các nhiệm vụ quản lý kho khác nhau được quản lý thông qua giao diện trên thiết bị cầm tay hoặc máy tính bảng, làm việc trong kho hoặc máy tính để bàn trong văn phòng.
Điều này làm cho việc vận hành một nhà kho vừa hiệu quả vừa dễ dàng, đồng thời cũng đảm bảo rằng mức tối thiểu nếu có bất kỳ tổn thất nào xảy ra trong các quy trình kho hàng khác nhau. Lợi ích thực sự là ở dịch vụ khách hàng.
Hãy tưởng tượng bạn biết chính xác mọi sản phẩm đang ở đâu, biết khi nào cần đặt hàng lại và số lượng đặt hàng lại hoặc sản xuất. Những điều này dường như là một mục tiêu kinh doanh, nhưng đối với khách hàng, điều đó có nghĩa là họ có thể nhận được sản phẩm nhanh hơn, không có hàng tồn đọng hoặc lỗi, do đó, họ có nhiều khả năng quay trở lại.
2. Lý do giữ hàng?
Có năm lý do cơ bản để giữ hàng tồn kho
2.1.Thời gian
Thời gian trễ trong chuỗi cung ứng, từ nhà cung cấp đến người dùng ở mọi giai đoạn, đòi hỏi bạn phải duy trì một số lượng hàng tồn kho nhất định để sử dụng trong thời gian dẫn đầu này. Tuy nhiên, trên thực tế, hàng tồn kho phải được duy trì để tiêu thụ trong thời gian thay đổi về thời gian thực hiện. Thời gian giao hàng có thể được giải quyết bằng cách đặt hàng trước nhiều ngày.
2.2.Nhu cầu theo mùa
Nhu cầu thay đổi theo chu kỳ, nhưng năng lực của người sản xuất là cố định. Điều này có thể dẫn đến tích lũy hàng dự trữ, hãy xem xét ví dụ làm thế nào hàng hóa chỉ được tiêu thụ trong các ngày lễ có thể dẫn đến việc tích lũy các kho dự trữ lớn với dự đoán về khả năng tiêu thụ trong tương lai.
2.3.Tính không chắc chắn
Hàng tồn kho được duy trì như một bộ đệm để đáp ứng những bất ổn về nhu cầu, cung và chuyển động của hàng hóa.
2.4.Quy mô kinh tế
Điều kiện lý tưởng của nguyên tắc "từng đơn vị tại một nơi khi người dùng cần, khi họ cần" có xu hướng phát sinh nhiều chi phí về hậu cần. Vì vậy, mua số lượng lớn, di chuyển và lưu trữ mang lại hiệu quả kinh tế theo quy mô, do đó tồn kho.
2.5.Đánh giá cao về giá trị
Trong một số tình huống, một số cổ phiếu đạt được giá trị cần thiết khi nó được lưu giữ trong một thời gian để cho phép nó đạt được tiêu chuẩn mong muốn cho tiêu dùng hoặc sản xuất. Ví dụ; bia trong công nghiệp sản xuất bia.
Tất cả những lý do cổ phiếu này có thể áp dụng cho bất kỳ chủ sở hữu hoặc sản phẩm nào.
3. Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) sẽ làm những gì?
Hệ thống quản lý kho được sử dụng để kiểm soát và theo dõi việc vận chuyển và lưu trữ nguyên vật liệu trong kho. Hệ thống liên quan đến một số quy trình quan trọng khi vận chuyển, tiếp nhận hoặc thậm chí đưa nguyên vật liệu đi và tích hợp với các hệ thống khác trong chuỗi cung ứng để đảm bảo tính minh bạch của dữ liệu trong toàn bộ doanh nghiệp của bạn.
Nhận hàng
WMS cung cấp một quy trình đơn giản cần tuân theo khi xử lý một lô hàng đã đến kho. Quy trình có thể được tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu của người dùng khác nhau nhưng chức năng cốt lõi của quy trình là đảm bảo rằng tất cả các lô hàng được xử lý đúng cách để giảm thiểu tổn thất và cũng tiết kiệm thời gian.
Theo dõi hàng tồn kho
Một WMS cho phép các chủ kho lưu giữ một tab của tất cả hàng trong kho. Điều này rất quan trọng vì nó đảm bảo rằng đội quản lý kho có thể biết khi nào có đủ hàng trong kho và biết khi nào cần đặt hàng thêm hàng để ngăn ngừa tình trạng thiếu hàng. Điều này giúp tiết kiệm không gian vì ngăn chặn tình trạng tồn kho quá mức và cũng đảm bảo rằng các nguồn lực được phân phối tốt để đảm bảo việc quản lý kho hàng diễn ra suôn sẻ.
Slotting cho hiệu quả
WMS cho phép người dùng lập mô hình một cách hiệu quả để lưu trữ các sản phẩm khác nhau trong nhà kho tùy thuộc vào các yếu tố khác nhau như nhu cầu và trọng lượng. Điều này đảm bảo rằng nhà kho được sắp xếp theo cách mà các sản phẩm di chuyển nhanh hơn hoặc nặng hơn được lưu trữ gần cửa để xử lý đơn hàng nhanh hơn và các sản phẩm được sử dụng cùng nhau được lưu trữ gần nhau. Điều này giúp cho việc vận hành kho hàng trở nên dễ dàng và hiệu quả.
Tầm nhìn lao động
Hệ thống WMS loại bỏ nhu cầu sử dụng nhiều lao động hơn để đảm nhận một số chức năng được quản lý tại một điểm trung tâm trong WMS. Có lẽ việc tiết kiệm lao động lớn nhất là loại bỏ việc đếm toàn bộ hàng tồn kho thường có thể xảy ra hàng tháng hoặc thậm chí hàng tuần. WMS có thể cho phép bạn đếm chu kỳ định kỳ mà không can thiệp vào các hoạt động hàng ngày. Giảm lao động rõ ràng có thể cắt giảm đáng kể chi tiêu đơn giản vì hệ thống không sử dụng nhiều lao động.
Chuẩn bị tài liệu
Một WMS tự động hóa hầu hết các quy trình khác nhau, loại bỏ nhu cầu về các tài liệu giấy cồng kềnh và tiêu tốn một khoản tiền khá lớn khi mua và lưu trữ chúng một cách thích hợp. Bằng cách cung cấp khả năng hiển thị của hệ thống cho mọi người đồng thời, mọi người đều có dữ liệu cần thiết để thực hiện công việc của họ trong tầm tay của họ.
Nhận và vận chuyển
Một WMS phù hợp đảm bảo rằng sản phẩm phù hợp được chọn dựa trên các quy tắc kinh doanh của bạn (LIFO hoặc FIFO). Một WMS tốt sẽ đảm bảo rằng các đơn đặt hàng phù hợp được chuyển đến đúng người vào đúng thời điểm. Với độ chính xác này, những sai sót có thể phát sinh khi vận chuyển hàng hóa sẽ được tránh và kết thúc là một hệ thống vận tải hiệu quả hơn và ít tốn kém hơn.
Dịch vụ khách hàng
WMS cải thiện dịch vụ khách hàng tổng thể bằng cách đảm bảo rằng các đơn đặt hàng được nhận và xử lý đúng thời gian, đồng thời các sản phẩm phù hợp sẽ được giao cho tất cả khách hàng khi nào và ở đâu họ cần. Chất lượng sản phẩm được duy trì cho phép người dùng giữ chân khách hàng và thu hút khách hàng mới.
Theo dõi và khả năng hiển thị
Đối với các ngành yêu cầu khả năng theo dõi nâng cao, WMS sẽ cho phép bạn theo dõi thông tin lô hàng, ngày hết hạn, UPC và số sê-ri. Mỗi điểm dữ liệu làm tăng thêm chi phí để duy trì nhưng thường đi kèm với lợi nhuận lớn khi yêu cầu khả năng hiển thị nâng cao. Các vấn đề thu hồi và bảo hành được giải quyết nhanh chóng bằng cách giải quyết vấn đề gốc rễ thông qua truy xuất nguồn gốc thay vì chỉ thanh toán cho khách hàng.
Hệ thống báo cáo
Các Hệ thống Quản lý Kho tốt nhất sẽ nằm trong một cơ sở dữ liệu dễ sử dụng, như Microsoft SQL và bao gồm nhiều báo cáo sẵn có. Một lợi thế tiềm ẩn khi có hệ thống là khả năng xem xét dữ liệu theo những cách mới và thú vị.
Bao nhiêu phần trăm kho hàng của bạn được sử dụng?
Bạn nên mở rộng hay tìm một không gian nhỏ hơn?
Mỗi nhân viên thực hiện bao nhiêu giao dịch mỗi giờ?
Bạn có thể giảm số lượng nhân viên không?
Bạn có thể thương lượng mức giá tốt hơn với dịch vụ bưu kiện của mình dựa trên khối lượng và thông lượng trọng lượng của bạn không?
Thiết lập đường dẫn chọn của bạn có hiệu quả nhất có thể cho người chọn của bạn không?
Làm thế nào để Hệ thống Quản lý Kho hàng (WMS) phù hợp với chuỗi cung ứng của bạn?
Trong một giải pháp tích hợp đầy đủ, bạn sẽ nhận được nguyên liệu thô vào Hệ thống Quản lý Kho hàng, được tiêu thụ bởi hệ thống Lập kế hoạch Yêu cầu Nguyên vật liệu và hàng hóa thành phẩm được gửi lại vào WMS.
WMS sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi sản phẩm thông qua các lần di chuyển và đếm chu kỳ khi ở trong kho, sau đó cuối cùng được chọn và gửi đến hệ thống vận chuyển hoặc Hệ thống quản lý vận tải để định tuyến xe tải của bạn.
Toàn bộ thời gian hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp của bạn sẽ theo dõi các giá trị, đơn đặt hàng, bán hàng và hóa đơn với tất cả các hệ thống.
4. Những việc ưu tiên trong hệ thống quản lý kho hàng (WMS)
Có nhiều loại WMS khác nhau, từ các hệ thống đơn giản không phức tạp đến các hệ thống phức tạp hơn phù hợp hơn cho các nhà kho lớn. Khi tìm kiếm một hệ thống WMS cho kho hàng của bạn, có những yếu tố khác nhau mà bạn cần xem xét trước khi có thể sử dụng một WMS. Một số điều cần xem xét bao gồm:
Chức năng
Các WMS khác nhau có thể thực hiện các chức năng khác nhau và được xây dựng cho các ngành khác nhau. Doanh nghiệp của bạn cần đáp ứng những chức năng nào để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, bất kỳ cơ quan quản lý nào và cổ đông của bạn? Tìm kiếm một hệ thống quản lý kho có thể cấu hình và có thể mở rộng quy mô từ nơi bạn đang ở, nhưng đến nơi bạn dự định sẽ ở trong năm năm.
Kích thước nhà kho
Các kho lớn hơn yêu cầu nhiều hệ thống chi tiết hơn những kho nhỏ hơn. Điều này là do nhiều hoạt động và chức năng hơn được thực hiện trong một kho lớn và tất cả các hoạt động và chức năng đó đòi hỏi một hệ thống chi tiết hơn. Kho càng lớn, chi phí đi lại giữa các địa điểm càng cao, do đó việc theo dõi chi tiết càng quan trọng.
Nhu cầu khách hàng
Bằng cách xác định các lỗ hổng trong hệ thống hiện tại của mình, bạn sẽ có thể xác định các chức năng bạn yêu cầu trong một WMS và chọn WMS sẽ đảm bảo rằng bạn có thể phục vụ khách hàng của mình tốt hơn và tăng sự hài lòng của họ với các dịch vụ bạn cung cấp.
Bạn có phải là một trang web Thương mại điện tử cần tự động phân bổ để khoảng không quảng cáo có sẵn của bạn luôn chính xác không? Bạn có cần đăng số theo dõi cho khách hàng của mình không? Bạn có cần theo dõi nhiều để tuân thủ quy định của FDA không?
Trị giá
Chi phí cài đặt hệ thống WMS rất khác nhau tùy thuộc vào độ phức tạp của hệ thống và nhà cung cấp hệ thống.
Chọn một hệ thống WMS sẽ phục vụ kho hàng của bạn tốt hơn bằng cách đáp ứng tất cả các chức năng cần thiết và cũng là một hệ thống mà doanh nghiệp của bạn có thể mua được.
Chọn một hệ thống quá đắt đối với bạn sẽ chỉ khiến doanh nghiệp của bạn gặp rắc rối và cuối cùng làm ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả mà bạn rất muốn cải thiện.
Mặt khác, việc chọn một hệ thống WMS cơ bản có thể không phục vụ bạn một cách đầy đủ, đặc biệt, nếu bạn có nhiều chức năng trong kho của mình. Bạn phải tìm được sự cân bằng phù hợp giữa chi phí và chức năng khi chọn WMS phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
Đừng để ý đến nhu cầu kinh doanh của bạn hiện nay, hãy nghĩ đến vị trí của doanh nghiệp bạn trong 5 năm tới và chọn một sản phẩm có thể đưa bạn đến đó và xa hơn nữa.
Nếu doanh nghiệp đang quản lý kho bằng phương pháp thủ công như:
- Ghi chép nhật ký sản phẩm ra vào bằng thẻ kho
- Nhập liệu / quản lý sản phẩm bằng file excel
Cả hai việc trên thường dẫn đến nhầm lẫn, sai sót khi có sự thay đổi dữ liệu, khối lượng nhập dữ liệu nhiều, sẽ ảnh hưởng tới việc điều phối hàng hóa, lập kế hoạch, tồn kho của doanh nghiệp, tăng chi phí nhân sự, giảm tính cạnh canh so với đối thủ.
Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kho,phần mềm sẽ giúp nhân viên thực hiện những quy trình nhập / xuất / kiểm tra kho chính xác và hiệu quả.
Phần mềm giúp tối ưu từng lô hàng theo từng kích cỡ nên đặt ở vị trí nào, quản lý theo số lô / date sản phẩm theo quy tắc FIFO, nhật ký lưu kho sản phẩm, từ đó dễ dàng truy xuất thông tin / báo cáo khi cần thiết.
Dấu hiệu nhận biết phần mềm quản lý kho phù hợp nhu cầu của doanh nghiệp?
- Báo cáo chính xác số lượng hàng / date sản phẩm và đang nằm ở vị trí nào trong kho.
- Kiểm tra /quét số lượng hàng trong kho bằng app hoặc thiết bị chuyên dụng một cách chính xác.
- Có thể luân chuyển sản phẩm qua nhiều kho, cũng như thay đổi vị trí hàng trong kho
- Báo cáo chuyên sâu về lượng hàng tồn kho, date sản phẩm, nhập xuất hàng từ đó giúp doanh nghiệp dự toán kế hoạch sản xuất và bán hàng phù hợp thị trường.
- Hỗ trợ bán hàng đa kênh, số liệu kho đồng bộ tất cả kênh
- Dễ sử dụng và thân thiện với người dùng.
- Giá sử dụng phần mềm hợp lý: Đây là một tiêu chí hàng đầu được nhiều công ty đề xuất. Công ty được giảm chi phí đầu tư nhưng vẫn quản lý kho hàng hiệu quả
Nếu Quý công ty chưa sử dụng hoặc đang dùng phần mềm quản lý kho khác và muốn đặt lịch tư vấn miễn phí vui lòng click phần mềm quản lý kho của 2SOFT để xem có phù hợp với yêu cầu quản lý Kho tiềm năng tiếp theo của bạn hay không, hãy Liên hệ với Chúng tôi ngay hôm nay. Chúng tôi rất muốn biết về doanh nghiệp của bạn và cách Esell có thể giúp bạn đạt được các mục tiêu quản lý và kinh doanh của mình và tìm hiểu thêm lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho của 2SOFT ngay sau đây.
6. Phần mềm quản lý kho của 2SOFT
Là một giải pháp quản lý kho chuyên nghiệp và hiệu quả gồm các module tính năng nổi trội như sau:
Quản lý quy trình nhập kho (Stock Receving)
- Nhập hàng bằng quét mã vạch Barcode/QR/ Scan, hoặc từ quản lý bán hàng đa kênh, giúp việc nhập hàng được chính xác và nhanh chóng.
- Tự động sắp xếp các vị trí lưu trữ (bin code) cho lô hàng.
- Xử lý phiếu nhập kho bằng kiểm đếm và cân hàng nhanh và ít sai sót,
- Chụp hình sản phẩm: lưu trữ đám mây, có thể kiểm tra lại khi cần thiết.
- Công cụ In tem hàng hàng loạt và dán nhãn.
- Tích hợp gửi SMS / thông báo theo từng trạng thái, giúp các bộ phận nắm bắt thông tin nhanh chóng và kịp thời.
Quản lý quy trình xuất kho (Stock Dispatching)
Tự động gợi ý danh sách pick-up, moving, put lô hàng tối ưu nhất xử lý theo thùng (carton), pallet, cụm hàng, hàng lẻ… theo số lượng / khối lượng đơn hàng xuất.
Giảm thời gian pick-put: áp dụng và phối hợp các phương pháp khác nhau, để giảm thời gian di chuyển và tăng tối đa lượng hàng theo từng line hàng. Điều này giúp giảm chi phí di chuyển (xăng dầu, nhân công, vận hành kho được trơn tru hiệu quả.
Đóng gói / dán nhãn hàng
Phần mềm sẽ xử lý tất cả các dữ liệu đầu vào và trình bày gợi ý. Ví dụ như trọng lượng, kích thước, phần mềm WMS có thể xác định tự động bao gồm loại, số lượng, chất liệu đóng gói giúp cho sản phẩm được an toàn cùng với chi phí đóng thấp nhất. Nhãn sản phẩm sẽ luôn được dán đúng kiện hàng theo từng vị trí.
Quản lý tồn kho
Nếu hàng tồn kho thiếu, hệ thống sẽ thông báo tự động qua email hoặc tin nhắn, giúp tình trạng thiếu hàng luôn được xử lý hoặc giúp kế hoạch kinh doanh được thực hiện tốt hơn.
Lưu trữ: sản phẩm sẽ tối ưu khoảng trống để việc lưu trữ được tốt nhất tùy vào từng loại hàng hoá /số lô / theo yêu cầu khách hàng. Điều này giúp tối đa không gian sẵn có trong kho giúp tăng hiệu suất lao động.
Tồn kho bổ sung: mỗi một vị trí đặt hàng luôn chứa số lượng sản phẩm tối đa cho việc lấy hàng một cách hiệu quả từ những vị trí lưu trữ hàng dự trữ sang khu vực lưu trữ trung tâm, lượng tồn kho an toàn luôn đảm bảo
Quản lý bằng App dành cho điện thoại / máy tính bảng: từng bước loại bỏ việc quản lý thủ công, không sử dụng giấy, thẻ kho, các mẫu ghi chép, việc vận hành kho hoàn toàn bằng app.
Dự báo phân tích tồn kho: xử lý và gợi ý những kết quả về doanh thu theo ngày / tháng / quý / năm, giúp ban lãnh đạo nắm bắt số lượng sản phẩm dự kiến.
Dịch vụ khách hàng tốt hơn và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp được phát huy tối đa
Những công ty dịch vụ hậu cần (logistics), công ty sản xuất từng bước áp dụng công nghệ 4.0 trong việc quản trị và vận hành. Giúp tối ưu, tự động hoá vận hành, tiết kiệm chi phí và đáp ứng nhu cầu kết nối công nghệ thông tin của khách hàng.
Phân quyền truy cập: Hỗ trợ tính năng cấp quyền truy cập cho từng loại nhà cung cấp, khách hàng. Họ hoàn toàn chủ động kiểm tra sản phẩm của mình và các thông tin khác. Phương pháp truyền thống như email, điện thoại làm bị động về thông tin, tốn thời gian và các nghiệp vụ phức tạp xử lý thủ công dần được loại bỏ.
Các module:
Chính sách hỗ trợ và dịch vụ sau bán hàng tốt
Các Quý doanh nghiệp sử dụng và đánh giá ưu điểm vượt trội của 2SOFT là có đội ngũ hỗ trợ phản hồi nhanh,. các kỹ thuật viên tư vấn có kiến thức ngành sâu rộng nhiều kinh nghiệm, giải quyết các phát sinh trong quá trình sử dụng.
Phần mềm quản lý kho miễn phí sử dụng demo.
Các kênh liên lạc riêng cho từng nhóm doanh nghiệp sử dụng:
Hotline: 089668 55539
Chat WhatsApp
Chat Zalo
Meeting GoogleMeet
Video hướng dẫn trên Youtube.
7. Lời kết
Trong bài viết này, Esell đã đem đến khái niệm phần mềm quản lý kho là gì? Những việc cần phải làm trong hệ thống quản lý kho hàng, các giải pháp chính và tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý kho của 2SOFT. Để tư vấn và tìm hiểu phần mềm miễn phí, Quý Doanh nghiệp vui lòng gọi 08968 555 39 hoặc click đăng ký sử dụng miễn phí
Xin cám ơn, các bạn đã dành chút ít thời gian quý báu để xem bài viết này. Chúc bạn thành công!
Các bài viết phần mềm dms liên quan của 2SOFT
Esell rất hân hạnh phục vụ Quý khách!.