2022-03-24 18:03 updated by hoanhdung created: 2022-02-01
Bạn đang tìm hiểu phần mềm DMS?
Bạn muốn biết DMS là gì?
Bạn cần nắm rõ DMS hoạt động như thế nào?
Hãy cùng Esell giải đáp tất cả câu hỏi trên và giúp bạn có thêm những thông tin hữu ích nhất nhé
Mục lục nội dung:
Theo định nghĩa từ Wiki
Phần mềm DMS là một hệ thống quản lý đơn hàng, hoặc OMS (Order Management System), là một hệ thống phần mềm quản lý cài đặt trên máy tính được sử dụng trong một số ngành trong việc nhập và xử lý đơn hàng. Tại thị trường Việt Nam, hệ thống quản lý đơn hàng thường được nhắc đến với một khái niệm tương tự DMS (Distribution Management System) hay hệ thống quản lý chuỗi phân phối.
2. Tại sao phải dùng DMS?
Để nhận biết lợi thế vượt trội khi sử dụng phần mềm quản lý hệ thống phân phối bằng thông tin so sánh sau:
Quản lý chuỗi phân phối bằng phương pháp truyền thống
Uu điểm:
- Không phát sinh chi phí phần mềm hàng tháng / hàng năm.
Nhược điểm:
- Quy trình Quản lý đơn hàng từ Saleman / Nhà phân phói / Nhà sản xuất thủ công bằng ghi chép tay, email, excel → từ đó gây khó khăn trong việc phân tích, thống kê: doanh số, theo dõi bao phủ sản phẩm.
- Kiểm kê sản phẩm tồn kho tốn nhiều thời gian và lặp lại thường xuyên.
- Cần chuyên gia Excel làm phân tích báo cáo thống kê → dẫn đến mất nhiều thời gian.
- Bộ máy nhân sự cồng kềnh do quản lý thủ công truyền thống → làm tăng chi phí doanh nghiệp.
- Không bảo mật dữ liệu, dễ mất file do sự cố virus, máy vi tính/ ỗ dĩa hỏng, MCP sai lệch do đặc thù saleman phải chuyển giao công việc thường xuyên.
- Khó khăn trong hoạch định chiến lược phát triển thị trường do dữ liệu rời rạc, cần tập hợp xử lý để ra được biểu đồ báo cáo phân tích thống kê chuyên sâu.
Quản lý chuỗi phân phối bằng phần mềm DMS
Uu điểm:
- Không phát sinh chi phí phần mềm hàng tháng / hàng năm.
- Quy trình quản lý đơn hàng đơn giản, hoàn toàn tự động, đồng nhất từ Cửa hàng → Nhà phân phối → Nhà sản xuất thông qua web / app.
- Báo cáo doanh số / phân tích thống kê / bao phủ sản phẩm theo thời gian thực nhanh và chính xác chỉ vài thao tác click chuột.
- Quản lý / điều chỉnh / báo cáo tồn kho nhanh và dễ dàng.
- Không cần chuyên gia phân tích → do báo cáo đã thể hiện đầy đủ thông tin theo khoảng thời gian tự chọn.
- Bộ máy nhân sự tinh gọn, giảm chi phí quản lý, một nhân viên xử lý được nhiều việc hơn → do tính năng của web / app hỗ trợ nhanh, chính xác bằng vài thao tác click chuột.
- Đảm bảo an toàn dữ liệu → do dữ liệu được lưu trữ trên môi trường chuyên nghiệp được bảo mật tối đa.
- Dễ dàng hoạch định chiến lược / forecast chuyên sâu nhờ vào báo cáo chuyên sâu / Dashboard so sánh dữ liệu không thời hạn.
Nhược điểm:
- Có chi phí phần mềm phát sinh theo tháng / năm.
Theo so sánh trên ta nhận thấy rằng nhà sản xuất được lợi nhiều hơn khi vận hành DMS thay thế quản lý thủ công truyền thống. Dữ liệu bảo mật, báo cáo chuyên sâu, bao phủ sàn phẩm, MCP là tài sản quý giá của doanh nghiệp từ đó giúp Quý doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững trên thị trường canh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay.
3. Ai sẽ vận hành DMS?
Ngành nghề áp dụng:
Tất cả ngành nghề, đặc biệt những ngành dưới đây do đặc thù sẽ tăng trưởng mạnh:
- Hàng tiêu dùng nhanh FMCG (Fast-moving consumer goods) :
- Hàng nước có Gas / Cồn / Trái cây.
- Thuốc trừ sâu / thú y / chăn nuôi / phân bón.
- Dược phẩm sản xuất trong nước / nhập khẩu
- Hóa mỹ phẩm sản xuất trong nước / nhập khẩu.
- Điện lạnh / điện cơ / điện tử / hàng gia dụng.
- Vật liệu xây dựng / nội thất / ngoại thát.
- Vật tư công nghiệp / nông nghiệp.
- Đồ gỗ thủ công mỹ nghệ.
Doanh nghiệp sử dụng:
Tất cả doanh nghiệp từ nhà sản xuất, nhà phân phối, đại lý quy mô lớn / vừa / nhỏ đang quản lý thủ công truyền thống (hoặc đã vận hành ứng dụng cơ bản chưa đáp ứng nghiệp vụ chuyên sâu) quy mô từ 3 đến hơn nghìn nhân viên đều có thể áp dụng DMS 2022
Các vai trò vận hành:
- SM (Salesman) / PG (Promotion girl) / SR (Sale representative) / Trình dược viên: Nhân viên bán hàng viếng thăm cửa hàng trực tiếp
- SS: Giám sát bán hàng quản lý các salesman
- ASM / RSM / NSM : Cấp quản lý khu vực / vùng / quốc gia (nếu có): phân cấp quản lý hình cây theo sơ đồ công ty
- Accountant: Kế toán bán hàng
- Stocker: Thủ kho
- Admin: Admin khu vực / admin toàn quốc
- Director: Giám đốc kinh doanh
- CEO: Lãnh đạo công ty
Mô hình giải pháp DMS là gì?
Phần mềm 2SOFT DMS linh hoạt áp dụng tốt cho các mô hình phân phối sau:
Mô hình phân phối truyền thống
- Kênh GT truyền thống
- Kênh MT siêu thị
- Kênh Horeca nhà hàng / khách sạn / căn tin
Mô hình phân phối ngành dược
- Kênh ETC (Ethical drugs) các loại thuốc bán theo đơn bác sĩ, kênh đấu thầu tại bệnh viện
- Kênh OTC (Over the counter) các loại thuốc không kê trong toa
Mô hình Vật tư công nghiệp / nông nghiệp / thuốc trừ sâu / thú y / chăn nuôi / phân bón
- Đại lý cấp 1 → đại lý cấp 2 → hộ kinh doanh chăn nuôi / nông dân
- Đại lý → hộ kinh doanh chăn nuôi / nông dân
- Trang trại qui mô lớn
4. Tính năng phần mềm DMS của 2SOFT
Là một giải pháp phần mềm quản lý bán hàng đa kênh chuyên nghiệp và hiệu quả gồm các tính năng chính như sau:
Quản lý khách hàng
- Danh sách nhà phân phối / đại lý
- Danh sách cửa hàng theo MCP, độ bao phủ trên bản đồ số
- Danh sách nhà cung cấp
Quản lý nhân viên
- Danh sách nhân viên, phân quyền theo Org Chart.
- Tuyến bán hàng, tần suất F viếng thăm (eRoute): chuyển đổi nhân viên → nhân viên khác, nhà phân phối → nhà phân phối khác.
- PG hỗ trợ bán hàng cho cửa hàng: khảo sát, thu âm phỏng vấn khách hàng, tặng thưởng.
- Giám sát lộ trình trên bản đồ số: lộ trình di chuyển từng nhân viên, thời gian viếng thăm / cửa hàng.
-
- Chấm công: chụp hình kiểm tra khuôn mặt (face detect),, tính bảng lương tự động theo công thức.
Trade marketing
- Chương trình khuyến mãi: nhiều mẫu khuyến mãi theo số lượng mua sản phẩm, theo giá trị đơn hàng, chia giá chiết khấu theo từng mức cụ thể, được áp dụng tự động theo đơn hàng hoặc chủ động theo nhân viên.
- Chương trình tích lũy theo nhiều cấp, nhiều chương trình chạy song song ngắn hạn / trung hạn / dài hạn, trả thưởng tích lũy.
- Chương trình trưng bày: Số SKU trưng bày, chụp hình kiểm tra tự động đăng ký, thực thi và trả thưởng.
Quản lý kho thời gian thực (realtime)
- Kho công ty : xuất nhập tồn theo khoảng thời gian tự chọn.
- Kho nhà phân phối: xuất nhập tồn theo khoảng thời gian tự chọn.
- Kho cửa hàng: xuất nhập tồn theo khoảng thời gian tự chọn.
- Nhập xuất điều chỉnh tồn kho: tăng / giảm số liệu tồn kho khi cần thiết.
Quản lý đơn hàng
- Đơn Sale-in: nhà phân phối đặt hàng nhà sản xuất tự động kiểm tra tồn kho, điều chỉnh tăng giảm sản phẩm, phê duyệt và cập nhật trạng thái đơn, lịch sử giao dịch.
- Đơn Sale-out: cửa hàng đặt hàng nhà phân phối tự động kiểm tra tồn kho, điều chỉnh tăng giảm sản phẩm, phê duyệt và cập nhật trạng thái đơn, lịch sử giao dịch.
- Đơn kế hoạch: forecast sản lượng theo thị trường trong từng thời điểm giúp doanh nghiệp có kế hoạch sản xuất đáp ứng kỳ vọng của thị trường.
Quản lý công nợ
- Công nợ nhà phân phối: định mức công nợ theo kỳ
- Công nợ cửa hàng: đơn nợ, hàng rớt khi giao, thu đổi vỏ két
KPIs (Key Performance Indicators)
- Các chỉ số đo lường hiệu quả làm việc của nhân viên realtime.
- Số đơn hàng / doanh số phải đạt theo ngày / tuần / tháng / quý / năm.
- Thời gian viếng thăm theo MCP.
Báo cáo (report)
- Dashboard: các chỉ số biểu đồ doanh số theo ngày / tháng / khư vực, so sánh với thời gian cùng kỳ, top SKU bán chạy, Top cửa hàng doanh số cao.
- Các báo cáo phân tích thống kê chuyên sâu.
- Báo cáo lương / thưởng nhân viên.
- Xuất excel toàn bộ báo cáo.
5. Tại sao nên dùng DMS 2SOFT?
Là đơn vị hàng đầu sử dụng điện toán đám mây trên nền tảng Google Cloud, Azure (Microsoft)
- Bảo mật dữ liệu.
- Độ tin cậy dịch vụ cao.
- Đội ngũ lập trình nhiều năm kinh nghiệm.
- Core được phát triển riêng, linh hoạt thay đổi, điều chỉnh theo nhu cầu khách hàng.
- Gói tính năng đa dạng và phong phú.
- Theo dõi độ bao phủ cửa hàng / sản phẩm trực quan trên bản đồ số.
- Dashboard /báo cáo chuyên sâu: giúp doanh nghiệp nắm chỉ số tăng trưởng từ đó lên kế hoạch phát triển mở rộng thị trường.
Tự động hóa các quy trình, áp dụng công nghệ số để giảm chi phí quản lý, tăng doanh thu
- KHÔNG tốn chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng như hệ thống máy chủ, mạng và phần cứng khác.
- KHÔNG tốn chi phí bảo trì, hoặc các sự cố hư hỏng phần cứng.
- KHÔNG tốn chi phí chuyên viên IT quản lý và vận hành hệ thống máy chủ, mạng và phần cứng khác.
- KHÔNG tốn chi phí nâng cấp khi có phiên bản phần mềm cao hơn.
- KHÔNG tốn phí khởi tạo.
Dịch vụ, chính sách hỗ trợ sau bán hàng tốt
Là ưu điểm vượt trội được Quý doanh nghiệp sử dụng đánh giá có đội ngũ hỗ trợ phản hồi nhanh. các kỹ thuật viên tư vấn có kiến thức ngành sâu rộng nhiều kinh nghiệp, giải quyết các phát sinh trong quá trình sử dụng cho từng role như: SalesMan, Giám sát, quản lý khu vực, Sales Admin, Kế toán nhà phân phối, Kế toán công ty, Admin..
- Miễn phí sử dụng demo tính năng.
- Chi phí sử dụng phần mềm tính linh hoạt trên từng user thay cho những package lớn.
- Dễ dàng mở rộng tăng giảm số lượng user khi có nhu cầu.
- Các kênh liên lạc riêng cho từng nhóm doanh nghiệp sử dụng:
- Hotline: 089668 55539
- Chat WhatsApp
- Chat Zalo
- Meeting GoogleMeet
- Video hướng dẫn trên Youtube.
Tích hợp ERP
Các doanh nghiệp đã và đang sử dụng ERP như SAP, Acumatica, Odoo… sẽ dễ dàng trao đổi dữ liệu sản phẩm, khách hàng, đơn hàng, tồn kho.
Tích hợp phần mềm kế toán / hóa đơn:
Những doanh nghiệp đã và đang sử dụng phần mềm kế toán như Misa, Amis… sẽ dễ dàng trao đổi dữ liệu đơn hàng để xuất hóa đơn VAT cho khách hàng.
DMS 2SOFT dễ dàng trao đổi dữ liệu đơn hàng, tồn kho, lượng sản phẩm phân phối trên sản thương mại điện tự như Tiki, Lazada, Shopee.. về Core DMS.
Phát triển tính năng mở rộng
những doanh nghiệp lớn, nghiệp vụ phức tạp, DMS 2SOFT sẽ phát triển riêng các tính năng mới theo từng nhu cầu cụ thể với chi phí rẻ nhất trên thị trường.
Phát triển App, logo riêng cho doanh nghiệp có thương hiệu.
Diễn giải Quy trình làm việc của Admin sử dụng web
- Khởi tạo nhân viên, phân quyền quản lý theo Org chart
- Khởi tạo sản phẩm.
- Khởi tạo nhà phân phối.
- Cấu hình hệ thống: phân chia tuyến bán hàng (MCP), tần suất viếng thăm của salesman theo khu vực phụ trách.
- Cấu hình chương trình khuyến mãi.
- Cấu hình chương trình tích lũy.
- Cấu hình chương trình POSM..
- Cấu hình các chỉ số KPIs,
- Phê duyệt / điều chỉnh đơn Sell-in / Sell-out
- Cấu hình chương trình POSM..
Những thông tin đã cấu hình, sẽ đồng bộ về tài khoản sử dụng App trên điện thoại / máy tính bảng của nhân viên.
Diễn giải Quy trình làm việc Daily của SalesMan / PG / SR sử dụng App:
- Chấm công đầu ngày tại nhà phân phối.
- Sử dụng MCP đã cấu hình, viếng thăm cửa hàng theo tần suất F.
- Mở mới / cập nhật cửa hàng, dữ liệu sẽ cập nhật vào MCP theo ngày tạo.
- Bắt đầu viếng thăm, Chấm tọa độ (nếu chưa đúng), chụp hình cửa hàng, chụp hình trưng bày sản phẩm, kiểm tra / cập nhật tồn kho của cửa hàng, tạo đơn Vans Sale (Hàng giao ngay), Presale (nhà phân phối giao). kết thúc viếng thăm.
- Quản lý đơn hàng: xem doanh số từng cửa hàng theo khoảng ngày tự chọn
- Báo cáo danh sách cửa hàng theo thứ trong tuần.
- Báo cáo thực hiện các chỉ tiêu KPIs.
Diễn giải Quy trình làm việc Daily của Giám sát / ASM / RSM sử dụng App:
- Chấm công đầu ngày tại nhà phân phối.
- Giám sát lộ trình làm việc của nhân viên.
- Đăng ký WW (workwith) để hỗ trợ bán hàng cùng nhân viên mới.
- Lên lịch làm việc theo tuần / tháng.
- Duyệt / điều chỉnh đơn hàng Presale của nhân viên
- Tạo đơn Sell-in cho nhà phân phối.
- Quản lý đơn hàng: xem doanh số từng cửa hàng theo khoảng ngày tự chọn của từng nhân viên dưới cấp.
- Báo cáo thực hiện các chỉ tiêu KPIs.
Diễn giải Quy trình làm việc Daily của Kế toán nhà phân phối sử dụng App:
- Tạo đơn ứng hàng cho nhân viên chở đi bán (Vansale).
- Duyệt / điều chỉnh đơn hàng Presale của nhân viên.
- Nhập và thu tiền hàng đã ứng đầu ngày.
- Tạo đơn Sell-in cho nhà phân phối.
- Duyệt đơn hàng trả thu hồi sản phẩm cận date, sản phẩm lỗi.
- Quản lý đơn hàng: xem doanh số từng cửa hàng theo khoảng ngày tự chọn của từng nhân viên thuộc nhà phân phối.
6. Khách hàng tiêu biểu của 2SOFT
Esell là đơn vị độc quyền phân phối các giải pháp phần mềm của 2SOFT trên toàn quốc được các công ty tiêu biểu trong và ngoài nước sử dụng như:
- Soho Square
- Nestlé NAN / Milk / Cafe
- VMLY&R
- Tân Tân
- Phước Lộc Trân Châu
7. Lời kết
Trong bài viết này, Esell đã đem đến khái niệm Phần mềm DMS và 1 số thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp tìm hiểu về phần mềm DMS 2SOFT. Để tìm hiểu, tư vấn thêm hoàn toàn miễn phí, Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ số điện thoại 08968 55539 hoặc click chuột để đăng ký sử dụng thử miễn phí
Xin cám ơn, các bạn đã dành chút ít thời gian quý báu để xem bài viết này.
Các bài viết phần mềm dms liên quan của 2SOFT
Esell rất hân hạnh phục vụ Quý khách!.
68 customer reviews. Một số review nổi bật